Les 5 rapports de votre surveillance : comment l'OC les choisit, comment s'y préparer

Le plancher réglementaire : 5 rapports, dont 4 en opération initiale

Pour l'amiante, l'électricité, le gaz, le plomb et les termites, l'arrêté du 1er juillet 2024 (applicable depuis le 1er septembre 2024) fixe un nombre plancher de rapports contrôlés au cours de la surveillance documentaire : au moins 5 rapports sur l'ensemble du cycle de certification, dont au moins 4 lors de l'opération initiale. Ce plancher s'applique quel que soit le volume réel de rapports produits par le diagnostiqueur sur la période — un cabinet qui produit plusieurs centaines de rapports par an n'est pas contrôlé sur un échantillon proportionnel à son volume, mais sur ce même socle minimal.

Ce plancher est un minimum, pas un maximum : rien n'empêche un organisme de certification de contrôler davantage de rapports si son propre référentiel interne le prévoit. La règle du 1er juillet 2024 fixe le socle commun à tous les OC, sur lequel chacun peut construire des exigences plus strictes.

Qui choisit les rapports, et sur quel critère

C'est l'organisme de certification qui sélectionne les rapports examinés, et non le diagnostiqueur. Ce point mérite d'être souligné : contrairement à un audit où le professionnel contrôlé pourrait mettre en avant ses meilleurs dossiers, la surveillance documentaire retient les rapports que l'OC choisit, selon des modalités propres à son organisation interne. Le diagnostiqueur ne dispose donc d'aucun moyen de savoir, avant la notification du contrôle, lesquels de ses rapports feront l'objet d'un examen.

Cette caractéristique change la logique de préparation : il ne s'agit pas d'identifier « le » rapport à soigner en priorité, mais de maintenir un niveau de rigueur constant sur l'ensemble de la production, puisque n'importe quel rapport rendu pendant le cycle peut, en théorie, entrer dans l'échantillon contrôlé.

La règle de représentativité par type de mission

À ce plancher global s'ajoute une exigence de représentativité : au moins 1 rapport par type de mission effectivement réalisée par le diagnostiqueur doit figurer dans l'échantillon contrôlé. Concrètement, un diagnostiqueur électricité qui réalise des missions en vente et des missions en location verra nécessairement au moins un rapport de chaque type examiné au cours du cycle ; un diagnostiqueur amiante qui réalise à la fois des repérages avant-vente et des mises à jour de dossier technique amiante verra, de la même façon, chacun de ces types de mission représenté.

Cette règle signifie, en pratique, qu'un diagnostiqueur ne peut pas espérer que la diversité de son activité le protège d'un contrôle sur l'un de ses types de mission les moins fréquents : c'est justement cette diversité qui garantit qu'aucun type de mission ne reste hors du champ de la surveillance.

Ce qu'examine concrètement l'OC sur chaque rapport sélectionné

L'arrêté du 1er juillet 2024 précise que la surveillance porte sur la conformité des rapports aux dispositions législatives, réglementaires, normatives et aux bonnes pratiques applicables, ainsi que sur la veille réglementaire du diagnostiqueur, son assurance professionnelle et le traitement de ses éventuelles réclamations clients. Sur chaque rapport sélectionné, l'examen porte donc typiquement sur le contenu réglementaire propre au domaine :

• Amiante — conformité au contenu fixé par les arrêtés du 12 décembre 2012 (article 6, listes A et B) et par l'annexe 13-9 du code de la santé publique.
• Plomb (CREP) — conformité à l'annexe I § 11 de l'arrêté du 19 août 2011 (appareil de mesure, source, croquis, classement du bien par classes de risque).
• Électricité — conformité au modèle de rapport de l'annexe III de l'arrêté du 28 septembre 2017.
• Gaz — conformité au modèle de rapport et à la classification des anomalies (A1, A2, DGI) de l'annexe I de l'arrêté du 6 avril 2007 modifié.
• Termites — conformité au modèle de l'annexe I de l'arrêté du 29 mars 2007 modifié, en lien avec l'article R126-42 du code de la construction et de l'habitation.

Au-delà du contenu réglementaire propre à chaque domaine, l'exigence transversale d'assurance responsabilité civile professionnelle (article L271-6 du code de la construction et de l'habitation, garantie d'au moins 300 000 € par sinistre et 500 000 € par année d'assurance) fait partie des points systématiquement vérifiables, quel que soit le domaine du rapport sélectionné.

L'issue du contrôle : décision sous 2 mois

Une fois l'échantillon de rapports examiné, l'organisme de certification notifie sa décision dans un délai de 2 mois. Selon les écarts constatés, cette décision peut se traduire par un maintien de la certification, une suspension, une réduction de son périmètre, ou un retrait. Le fait que l'échantillon soit limité (5 rapports minimum) donne à chaque rapport contrôlé un poids relativement important dans le résultat global de la surveillance.

Se préparer sans connaître l'échantillon à l'avance

Puisque la sélection des rapports échappe au diagnostiqueur, la seule stratégie de préparation réaliste consiste à appliquer, sur l'ensemble de sa production, la même rigueur que celle attendue par l'organisme de certification — plutôt que de chercher à deviner quels rapports seront retenus. Relire méthodiquement chaque rapport avant son envoi, ou passer périodiquement en revue un échantillon de ses propres rapports déjà rendus, permet de repérer les écarts pendant qu'il est encore temps de corriger ses pratiques. C'est le principe du pré-audit proposé par ConformDiag : déposer un rapport et obtenir, page par page, les écarts qu'une grille de lecture par domaine permettrait de repérer — à titre indicatif, la décision finale restant celle de l'organisme de certification.

Questions fréquentes